Akane Japan Life

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仕事に欠かせないツールになったwe chat(微信)音声メッセージに悩まされていませんか?【音声メッセージは仕事効率を良くしてくれた?】

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仕事に欠かせないツールになったwe chat(微信)音声メッセージに悩まされていませんか?【音声メッセージは仕事効率を良くしてくれた?】

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こんにちは、あかねね(@NUfk0eJcvXqi0Dj)です。

と私がツィターでフォローしている方のツィートは今回のブログのヒントとなった。
ありがとうございます〜

今の中国は、ウィーチャットを使用していない人はいないくらい膨大なユーザー数を抱えている。
ここまでの浸透率だったら、昔のQQのように仕事に使われるのは必然だと思われる。

私が勤めている日本企業も、中国の取引先とやり取りする際に、ウィーチャットは欠かせないツールになっている。

利便性が優れているのは否めないことだが、ウィーチャットの音声メッセージ機能は本当に仕事を効率・スピ―ティーにしてくれているでしょうか?
まず、私個人の話だが、会社から仕事用のモバイルを支給されているので、普段は携帯二台持ちしている。
それは本当にありがたく思っている。
個人の携帯はチャットグループがあるものの、ただ空騒ぎするだけのウザいグループを基本的に敬遠して、仕方なく加入しているグループに関してミュートをかけているので、比較的に静か。
しかし、片方の仕事用の一台は一日何十通の未読音声メッセージが積もっているのが日常茶飯事。

ウィーチャットはプライベートにおいてのコンタクトツールにすぎないと私が思っていたが、いつの間にか仕事上でもウェーチャットはメインツールとなってきた。

最初はどこでも中国のお客様と連絡を取れるようになり、メールを持つために無駄にオフィスに居残る時間を省てくれたし、とても助かったと思っていた。

しかし、使っているうちに沢山の問題に気付いた。

① 音声メッセージは全ての問題を解決できるなら、メールの存在意味は?

 先程言ったように、中国の国内ではウィーチャットは仕事上のコミュニケーションにおいてメインツールとなってきた。
 何件の中国の取引先を担当している私は、取引先ごとのグループに入れられている。その取引先にさらに細分化され、細かい部署のグループにも強制参加させられた。
 チャットグループの数は日本企業のミーティングの数と同じくらいかも~

 確かに、いる場所がバラバラになっている関連者がウィーチャットグループを利用して情報伝達と意見交換するのにとても便利。
本題を語り終わった或いは討論している最中に自由に飛び交う無数の絵文字とスタンプで盛り上がったら仕事とどんな関係があるか全く見当がつかない。

 文字だけではなく、音声メッセージやPDF書類やPPT等等…
 普段メールに添付するようなものはウィーチェット経由で送り合うことになってきた…
 ウィーチャットは容量が大きなファイルに対して保存期間があるので、期間内に書類をダウンロードしなかったら、必要とする場合に、殆どは期限切れで中身を見ることさえできなくなる。
 
 パソコンがある場所ではないといけないという時間と場所の制限がなくなるから、このようなワークスタイルでも耐えようとしたが、つい最近、聞くのに間に合わないくらい沢山の音声メッセージがチャットグループ内に表示されるのを見て、
 
 ウィーチャットはメールより仕事を効率にしてくれたかなと強く疑った。

② 音声メッセージは全ての問題を解決できるなら、電話の存在意味は?

 私のやり方はとても失礼だと思うが、音声メッセージで仕事関係の話をするのが苦手(嫌?)。
 10秒以内の音声メッセージは聞くが、連続で60秒、59秒のメッセージを送られてきたら、2,3日もしくはずっと聞かないかもしれない。

 大事な仕事を見逃すつもりはない。しかし、大事な仕事をずさんに取り扱っているのは私ではない。音声メッセージで仕事の重要性を判断することができないから、

 とても急ぎの件だったら電話(ウィーチャット呼び出し)をかけてくるはず。
 とても複雑な件だったら要点をまとめてメールにて関係者をCCに入れて私に送ってくるはず。

 なんの前振りもなく、突然やってくる長い音声メッセージの連発を、落ち着いて丁寧に耳を傾けることはとてもストレスを感じる。
文字だったら、読み通せばその中に含まれている重要な文とキーワードをキャッチできるが、音声メッセージの場合に、それを探すのに何回も聞き直さなければならない。
 行き当たりばったりの中国人は何も伝えたいことを整理せずに音声メッセージに臨むので、60秒の中に「那个…ummm(えーど、あのー)」ばかりで、意味がまとまらなさすぎて、途中からギブアップしてしまうことが多い。

自分の仕事の経験と周囲中国に勤めている友人の意見をまとめると、
ウィーチャットの音声メッセージに対する態度は:



① 重要なことや急ぎの件は電話で伝えるべき。
② 音声メッセージを簡潔に短く。
③ メールの機能をちゃんと生かしてください。
④ 音声メッセージを検索できないので、保存か読み返すことができない。
重要なことを文字入力。

ウィーチャットに音声メッセージを文字に変換する機能(中国語の標準語に限る)が付いている。
その機能をうまく利用しようとするなら、相手が綺麗な標準語をしゃべることを祈るしかない。
そもそも私が使っているのは日本のアカウントでダウンロードした日本版ウィーチャットなので、音声→文字への変換機能が付いていない。

「伝える」と「伝わる」は別。
重要な仕事を語る時に、音声メッセージをやめていただけますか?